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协同文档管理成为企业信息化的新亮点 |
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| http://cn.newmaker.com
7/18/2007 9:17:00 PM
佳工机电网
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信息时代下的现代企业面临着庞大的信息资料管理的压力，每天都会产生很多新的文档，包括来往的邮件及附件、合同协议、备忘录、财务资料、数据、法律规定、音视频资料等等。特别是对于那些业务、财务、法律和新产品开发部门的员工来说，每天都要面临着大量文档的挑战。
以下这几种场景您一定不会陌生：销售人员外出洽谈时需要携带大量资料，纸本文件和电子文件很难统一保存，使得日后的查找十分困难；每日处理大量的往来邮件，其中大部分为针对某个事件的反复修订；花费大量的时间和人力汇总每个项目涉及的全部往来资料，还经常出现遗失的情况；每天花费大量时间在与客户或公司内部之间的文件传送方面，还可能发生延误；多人协同作业时，经常发生各自对文件修改而导致文件版本的不一致；很难找到以往某个项目的全部资料作为参考。
现在，协同文档管理系统成为解决这些问题的有力工具。美国Interwoven公司推出了全新的协同式文档管理解决方案，WorkSite MP是该方案的核心。WorkSite MP 的设计目的，在于提供个人所需的特定文件，以及在团队环境中达到最佳成果所需要的支持。WorkSite MP 所提供的功能及友善的使用接口，可以不改变员工的使用习惯，迅速掌握。
WorkSite MP能够将某项目的全部资料汇总，避免资料流失，确保信息完整性，使得资料内容的管理更加轻松。通过建立索引机制，使资料的查询变得更加简单。只需要输入关键字，既可找出相关的全部资料和信息，从而大大提高工作效率。从此，您不再依靠邮件或其他存储设备，轻松实现公司内部资料共享，由此可以避免因反复修改造成的文件版本错误。此外，通过WorkSite MP，企业可以建立虚拟的工作空间，为扩地区、跨部门的项目团队提供了一个共享环境。团队成员因此能够迅速追踪各种文档的修改、更新及交流互动。
Interwoven的WorkSite MP 提供了全方位的文件管理、团队协同作业及工作流程功能，纳入管理的文件可在不同的分类节点上呈现，以提升搜寻及撷取效率。团队协同作业的功能，包含了两组协同式的工作区，其中一组用于以协同作业方式制作文件，另一组所谓的知识工作区，则可让使用者随时存取已发布的文档。WorkSite MP还提供了全方位的安全防护功能，为外部网络的协同作业及文件分享提供安全的环境。
此外，WorkSite MP可支持自动化的数据关联功能，让工作区的管理人员可以管理协同工作区中所制作管理的文件。 此外， WorkSite MP不但能与Microsoft Office密切整合，以Outlook档案夹的形式呈现协同工作区，还可透过延伸程序与Lotus Notes整合。
Interwoven 协同式文档解决方案在全球同类市场中长期居于领先地位，它以独特的方式，将操作简易性、内容扩展性与强大的IT性能相结合，充分发挥文档的价值。Interwoven WorkSite MP 为团队协同合作提供最强大的基础，特别针对复杂流程的文件，包括新产品的推出、计划书及合约拟订、公司法律事务，以及一般项目管理等，能改善组织决策过程、并加速执行效率，平均可提高效率达 40%。
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